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Schuluniform made easy – Die Textil One Serviceplattform in der Strothoff International School

Schuluniform made easy – Die Textil One Serviceplattform in der Strothoff International School

Ein echt sympathisches Interview (v.l.n.r.: Interviewpartnerin Sue Boek, ihre Kollegin Susan Liebertz und ich - Elena)

Ein echt sympathisches Interview (v.l.n.r.: Interviewpartnerin Sue Boek, ihre Kollegin Susan Liebertz und ich - Elena)

Ihr Job wurde besser, schneller und einfacher! Sue Boek erzählt von ihren Erlebnissen mit der Textil One Serviceplattform als Bestellplattform für Schuluniformen

Kurz vorweg: Im Sommer 2017 haben wir in Kooperation mit der Strothoff International School in Dreieich eine Serviceplattform aufgesetzt und nun optimiert neu veröffentlicht. Dort haben die Eltern der dort zur Schule gehenden Schüler die Möglichkeit, die Kleidungsstücke der obligatorischen Schuluniform zu kaufen. Wie der Ablauf der Kleidungsbeschaffung vor der Zusammenarbeit mit Textil One gestemmt wurde und was sich seither verändert hat, haben wir Sue Boek gefragt. Sie ist eigentlich Mitarbeiterin im Bereich „Schüleraufnahme“, bis vor kurzem jedoch wurde ein Großteil ihrer Arbeitszeit von der Einkleidung der Schüler in Anspruch genommen.

 

Textil One: Wie sah der alte Bestellprozess aus?

Sue Boek: Den alten Bestellprozess haben wir so organisiert, dass wir immer wieder große, sehr kostspielige Bestellungen bei einer lokalen Firma in Auftrag gegeben haben. Die Aufteilung der Bestellung basierte immer auf den Verkäufen des letzten Quartals. Sobald die Boxen da waren musste alles ausgepackt, einsortiert und zum direkten Verkauf im schuleigenen  Shop ausgelegt werden. Von der Bestellung bis zum Verkauf ein langwieriger Prozess von fünf Wochen!

Obwohl die Kennzahlen der vorherigen Bestellung einen groben Anhaltspunkt lieferten, konnte man den genauen Bedarf nie abschätzen. Jede Familie hat nämlich ein anderes Bestellverhalten: Mal ein Polo für jeden Schultag, mal drei Stück pro Woche, mal zwei extra, weil das Kind derzeit ständig Farbflecken auf jedem Oberteil verteilt. Die genaue Menge konnte nie abgeschätzt werden, weshalb es immer wieder zu Engpässen und damit verbunden auch Frust aufseiten der Eltern gekommen ist.

Da kommen sie schon in den Öffnungszeiten des Schulshops (zweimal wöchentlich) in die Schule und dann ist das gewünschte Kleidungsstück ausverkauft – Ärgerlich! Sobald etwas leer war, wurde natürlich nachbestellt, aber wie gesagt: das war jedes Mal ein fünfwöchiger Prozess. Schwierig, wenn man die Kleidung jetzt braucht! Für das Schulteam war es ein sehr aufwändiger Prozess. Bei 150 Schülern ging es noch – bei dem jetzigen Stand von 350 Kindern ist dieses System aber nicht mehr angemessen.

 

Textil One: Was war das Größte Problem des alten Prozesses und was lief gut?

Sue Boek: Nichts lief besser als jetzt! Textil One übernimmt jetzt alle Aufgaben, die auch vorher angefallen sind. Und vor allem habe ich jetzt mehr Zeit für meinen eigentlichen Job! All die Zeit, welche ich mit den Uniformen verbracht habe, ging natürlich von meiner eigentlichen Arbeitszeit ab. Ich habe es mal ausgerechnet: Der alte Bestellprozess hat insgesamt die Arbeit von zehn Leuten gefordert!

Für die Eltern war – wie gesagt – die begrenzte Kaufmenge das größte Problem. Sobald ein Teil ausverkauft war, hat es wieder mindestens fünf Wochen gebraucht, bis Nachschub zur Verfügung stand. Jetzt läuft alles über den Computer: Alle Artikel sind immer verfügbar!

 

Die Startseite der Strothoff Serviceplattform

 

Textil One: Das hört sich gut an! Inwiefern ist dein Job denn besser, schneller, einfacher geworden?

Sue Boek: Check, check, check – Alle drei treffen zu! Ich habe jetzt weitestgehend keine Interaktion mit den Eltern mehr, ich muss keine Quittungen ausstellen, den Verkauf weder vor- noch nachbereiten und Fehler sowie Probleme werden nicht mehr immer an mich weitergetragen. Sobald Eltern mit einem Problem zu mir kommen, schicke ich Ihnen einfach einen Link, sie bekommen die benötigten Infos und ich habe nichts mehr damit zu tun. Allgemein ist die Oberfläche aber auch wirklich anschaulich und einfach zu nutzen.

Bei Fragen zu Bestellungen greife ich gerne auf die Chatfunktion zurück – die ist ein echter Segen – und frage direkt bei euch nach. So können Fragen und Probleme schnell aus der Welt geschafft werden. Ihr schickt mir den Status von Bestellung X und ich kann den Eltern sagen: „Die Bestellung ist exakt heute Morgen bei Textil One losgeschickt worden.“

 

Impressionen aus der Serviceplattform

 

Textil One: Wie verlief denn der Kontakt zu Textil One? Wie war der Support?

Sue Boek: Offensichtlich waren wir für Textil One nicht der ideale Kunde. Eigentlich zielt ihr ja auf Unternehmen ab. Dementsprechend gab es bei der Shop Aufsetzung so einige Hürden, die wir erstmal überkommen mussten. Die Verhandlungen haben am Ende etwa doppelt so viel Zeit beansprucht, als anfangs angepeilt. Aber jetzt haben wir ein Endprodukt mit dem alle zufrieden sind!

 

Textil One: Konnten alle Kleidungsstücke zur Zufriedenheit der Schule ausgesucht werden?

Sue Boek: Da wir diverse Akkreditierungen haben und somit auch Verantwortung tragen, diesen Zertifizierungen gerecht zu werden, sind wir auf gewisse Textilstandards angewiesen. Etwas billigere Massenware ist für uns somit keine Option, da sie nicht den Herstellungskriterien entspricht, auf die wir angewiesen sind. Nach ein paar Absprachen konnten wir aber alle Produkte finden, die wir brauchen und auch beim alten Bestellungsprozess verkauft haben.

 

Textil One: Noch einmal zu Schwierigkeiten: Gibt es Wünsche für die Zukunft, Kritik von Eltern oder seitens der Schule?

Sue Boek: Das Hauptproblem der Eltern ist, dass die Kleidung nicht sofort da ist. Teilweise sind sie es noch gewohnt, wie es vorher im besten Fall verlaufen ist: Sie kommen mit einem bestimmten Wunsch in den Schulshop und bekommen genau das, sofort. Hier entgegne ich allerdings, dass der jetzige Bestellvorgang insgesamt effektiver ist. Vielleicht schaffen wir es ja trotzdem, die Produktionszeit in Zukunft auf 4 Tage zu reduzieren. So wäre bei einer Montagsbestellung die Kleidung noch in derselben Woche bei der Familie. Andere Onlineshops mit „Next Day Delivery“ und ähnlichem machen es euch da natürlich nicht leicht!

Zum anderen sind Retouren derzeit das schwierigste Problem. Obwohl es auf der Seite überall Warnungen gibt, dass eine Rücksendung nicht möglich ist, werden immer wieder falsche Bestellungen betätigt. Hier ist auch die Gewöhnung von anderen Onlineshops, die fast alle Waren zurücknehmen, Grundlage der Frustration. Man kennt es nur so, dass man fälschlich betätigte Bestellungen retournieren kann. Hier müssten wir uns in Zukunft noch etwas überlegen.

Es handelt sich hierbei aber um vergleichsweise wenige Fälle. Ansonsten erhalten wir positives Feedback von den Eltern. Jetzt ist alles immer verfügbar, man muss nicht mehr in die Schule fahren, sondern kann ganz bequem vom Sofa aus bestellen – Wir sind sehr zufrieden mit der Lösung!

 

Auch Sie haben Interesse, eine Serviceplattform für Ihr Team aufzusetzen? Sprechen Sie uns an - Zusammen finden wir eine tolle Lösung für Ihr Unternehmen!

 


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